Personalización de Autenticación
De WikiSiscorp
Contenido |
Introducción
El Sistema de Gestión Documental PowerFile, permite administrar todos los documentos que fluyen a través de los procesos de su empresa y así llevar un completo control de todos los tipos documentales, tiempos, consultas, entre otros.
Los usuarios pueden acceder a SGD desde un navegador web estándar. Internet Explorer, Mozilla Firefox, u otro, escribiendo el dominio respectivo (sged.minambiente.gov.co) correspondiente al servidor donde está instalado.Ingresando su usuario y contraseña y dando click en el boton “entrar”.
Inicio
Permite hacer consultas de documentos ya indexados en el Sistema.
Se debe Ingresar el documento que se desea consultar en el buscador, y dar click en “Buscar con PowerFile”.
Un resultado de búsqueda incluye una serie, una subserie, un tipo documental, y los campos índices.
Además, cuenta con un menú en la parte izquierda, que permite ordenar los resultados por los diferentes Campos Indices.
Para acceder al documento haga click en el resultado correspondiente.Aparece una pantalla como la siguiente:
Acceso
Le permite configurar los usuarios que tendrán acceso al sistema y asignarles un Rol que usted puede definir según sus necesidades.
Roles
Para crear un Rol haga click en Roles y luego en nuevo:
Elija un nombre para el nuevo Rol, déjelo activo (en caso de ser necesario puede desactivarlo poniendo el estado del Rol en “Inactivo”) y por último haga click en aceptar.
Después de crear el Rol, usted puede:
Editar el Rol
Permite modificar el nombre o el estado del Rol.
Asignar/Remover permisos del Rol:
Usted podrá
asignar los permisos necesarios arrastrandolos del panel derecho al panel
izquierdo o simplemente haciendo click en el simbolo "+" .
Para remover permisos arrastrelos
del panel izquierdo al derecho o simplemente haga click en el
simbolo "-" .
Eliminar el Rol
Usuarios
Después de crear un Rol, usted querrá asignarselo a un usuario. Para ello, vaya a Acceso → Usuarios y luego haga click en Nuevo:
Para seleccionar la dependencia a la que pertenece el usuario, busquela en el panel derecho y arrastrela al panel izquierdo, o simplemente haga click en el signo "+".
Editar el usuario
Despues de crear el usuario Usted tambien tiene la opción de Editar para modificar las opciones que se le habian configurado.
Eliminar el usuario
Tambien puede eliminar el usuario.
Autenticacion
Usuarios Externos
Para realizar prestamos de documentos a usuarios que no son funcionarios de la Organización, deben tambien estar creados en el sistema.
Esta opción nos permite crear estos usuarios con su respectiva cedula, Nombre, Dirección y Correo Electrónico.
Indices
Entiendase un campo índice como los campos de búsqueda asociados a las Series, Subseries y/o Tipos Documentales. Estos campos son desplegados en el módulo de consulta según el tipo de búsqueda que usted va a realizar.
Por Ejemplo: Si usted tiene una Serie con el nombre Contabilidad, seguramente los campos índice que necesitará para hacer una correcta consulta son: Año, Mes, Número de Libro Contable y tal vez Dependencia. Aunque todos estos parámetros dependen de la TRD
Creación de Campes Indices
Para crear un campo índice, vaya a Índice → Crear Índice. Vamos a crear un campo índice llamado Fecha de Inicio:
En el campo nombre elija un texto que le ayude a reconocerlo para luego asignarlo a la Serie, Subserie o Tipo Documental. Usted puede elegir entre varios tipos de campo (Entero, Texto, Fecha, Moneda y Decimal), pero para este caso es de tipo Fecha. Elija el estado “Activo” (aunque si lo necesita,puede desactivar el campo índice poniendolo en estado “Inactivo”). Escriba una breve descripción del campo a crear y por último haga click en “Grabar”.
Consultar Indice
Cuando usted vaya a Indices → Consultar,usted podrá:
Editar el Campo Índice
Eliminar el Campo Índice
T.Documental
Es la categoría más pequeña entre las que se puede hacer una búsqueda; puede estar apadrinada por una Serie o una Subserie.
Crear
Para crear un Tipo Documental, se sigue la ruta: T.Documental/Crear. Si, por ejemplo, se crea un Tipo Documental llamado Acta.
En el campo Nombres se indica un texto que ayude a identificar el Tipo Documental, para, luego, asignarlo a la Serie o Subserie correspondiente. Se elije el estado Activo (aunque, de requerirse, se puede desactivar el Tipo Documental, seleccionando un estado Inactivo). Luego, se escoge un color haciendo clic tanto en la oferta disponible del recuadro como en la del círculo; el color que se genera permite reconocer un Tipo Documental al momento de hacer una consulta. Finalmente, se agrega una breve descripción y se da clic en Grabar, para salvar los cambios.
Consultar
Al seguir la ruta inicio/configuración/tipos_documentales/consultar, se puede:
Editar el Tipo Documental
Eliminar el Tipo Documental
Departamentos
Se identifican los Departamentos que existen en la Organización. Es una opción que permite crear un Organigrama, facilitando el manejo del flujo documental. Para crear un Departamento, vaya a la opcion “nuevo”.
Para crear un departamento, vaya a nuevo
→ Crear. Vamos a crear el departamento de Presidencia:
Elija el estado “Activo” (aunque si lo necesita, puede desactivar el departamento poniendolo en estado “Inactivo”).
Cada departamento tiene la opción de:
Editar Departamento
Permite cambiar el codigo del departamento y el estado, despues de creado el departamento.
Eliminar departamento
Series y Subseries
Aquí se escogen las series y las subseries que pertenecen a cada uno de los departamentos, según la TRD.
Disposición para Series y Subseries:
Permite configurar los tiempos de Archivo de Gestión y Archivo Central que deben durar los documentos de cada Subserie y Serie en cada archivo, asi como tambien el procedimiento a realizar despues de cumplir el tiempo en archivo central.
Usuarios de la Dependencia
Permite visualizar los usuarios que pertenencen a la Dependencia, y el tipo de Rol que tiene asignado cada usuario.
Organigrama
Muestra una imagen del Organigrama de la empresa.
TRD
Tabla de Retención y Valorización
Estas tablas definen cómo están organizados los documentos al interior de la organización.
PowerFile está preparado para recibir tres categorías que hacen muy sencillo organizar los documentos (Serie, Subserie y Tipo Documental). Para configurar una Tabla de Retención/Valoración, vaya al menú TRD/TRD.
Series
Para empezar, puede crear una Serie, para este caso vamos a crear la Serie Licencias, haciendo click
en Insertar Serie:
En el campo Nombre ingresamos LICENCIAS y hacemos click en OK.
Ahora nos debe aparecer Licencias en nuestro Menú de Series.
Subseries
Para agregar una subserie, hacemos click derecho sobre Licencias y luego click
izquierdo sobre “+ Subserie”. Para este caso la llamaremos Licencias
Ambientales:
Al hacer click en el Icono “ + ” a la izquierda de LICENCIAS se debe desplegar la subserie Licencias Ambientales.
Asignación de Tipos Documentales
Ahora agregaremos a la subserie un tipo documental llamado Autos. Para ello, haremos click
derecho sobre la Subserie Licencias Ambientales y luego hacemos click en “T.Documentales”:
Notaremos que ahora se desplegarán los tipos documentales al hacer click sobre el icono “ + “ a la izquierda de Licencias Ambientales.
Asignación de Campos Indices
Ahora es necesario añadir los campos índice que nos permitirán hacer las consultas cuando lo necesitemos. Para ello haremos click derecho sobre la Serie, Subserie o Tipo Documental al que le vamos a añadir el campo índice y luego hacemos click sobre “+/- Índice”:
Basta con arrastrar los campos índice que necesitemos del panel derecho alizquierdo o haciendo click en el icono “+”:
Cuando termine este proceso PowerFile estará configurado.
TIEMPOS TRD
Muestra la descripción de la Tabla de Retención Documental, donde se visualizan los tiempos de Archivo de Gestión y Archivo Central que tiene asignados cada Serie y Subserie, asi como la Disposición Final, y el procedimiento que se debe llevar a cabo con cada uno. Esta información que se muestra es la misma que se configuró en el menu Departamentos/ Disposicion para Series y Subseries
Tipos Documentales
Para relacionar los tipos documentales con las Subseries y Series de Cada Oficina Productora, de click en la Subserie o Serie a la que pertenecen los tipos documentales.
De click en el boton “crear tipo documental a la serie”, para asignarle un tipo documental a la serie.
Al digitar el nombre del tipo documental se despliega una lista de los tipos documentales que existen.
Códigos TRD
Permite configurar los codigos de cada serie y subserie para poderlos visualizar en la Tabla de Retención.
TVD
Logs
Permite ver el historial de todas los usuarios que han ingresado al sistema y de los eventos que han realizado.
Administración
Muestra los prestamos que han realizado los usuarios, en los cuales se especifica:
Nombre: Nombre del usuario que realizó el prestamo.
Email: Correo Electrónico del Usuario
Radicado: Numero de Radicado
Fecha Prestamo: Fecha en que se realizó el prestamo
Fecha Entrega: Fecha en que se debe devolver el documento
Dias prestamo: Los dias habiles que el usuario tiene para devolver el expediente despues de la fecha de prestamo.
Estado: Muestra si el documento todavia se encuentra prestado o si ya fue entregado.
Buscar Prestamos
Hace una busqueda del expediente que se quiere prestar.
Realizar Prestamo
Disponible solo para algunas versiones Para realizar prestamos de documentos de Licencias, haga click sobre el icono del item del documento. El expediente a prestar puede tener tres estados (prestado, reservado o disponible). Si el expediente está prestado, se despliega una ventana que muestra el estado como prestado.
Si se encuentra disponible nos da la opción de realizar el prestamo.
Para realizar el prestamo, existen dos tipos de usuario (usuario externo o funcionario), Si el usuario es externo, se debe ingresar un usuario que ya esté creado. Al ingresar el nombre de usuario, el sistema le debe desplegar el email y la cédula.
Si es funcionario el sistema no le pide que ingrese ningun dato, y procede a reservar el documento.
Despues de dar click en prestar, el sged envía un caso al bpm para realizar el proceso de prestamo. Para ver el caso y completar el prestamo, ingrese aal BPM (ver sección REALIZAR PRESTAMO EN EL BPM).
Al enviar el caso al bpm, el estado del expediente cambia de disponible a reservado.
